Fichaje del personal

#Para qué sirve

En España la empresa tiene que registrar cada día la hora de entrada y de salida de cada trabajador y guardar ese registro 4 años (artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores). El módulo Fichaje del personal lo hace con el mismo equipo y los mismos PIN que ya usas en el TPV:

• Cada persona ficha entrada, pausa, vuelta y salida en dos toques.
• Tú ves en Hoy quién está dentro, en pausa o fuera, y en Semana y Mes las horas de cada uno y las extras frente a su jornada.
• Lo fichado no se borra nunca. Si alguien se olvida, el encargado o el dueño lo corrige con un motivo y la marca original se sigue viendo.
• Exportas el registro en PDF (con la firma o la conformidad de cada empleado) o en CSV para tu gestoría.

Cuesta 9,90 € al mes por local (+ IVA), sin permanencia. Se activa en Ajustes › Módulos. No va dentro de ningún plan.

#Cómo ficha tu equipo

#En el TPV o la tablet del local

1. En la pantalla «¿Quién eres?», pulsa Fichar.
2. Toca tu nombre y escribe tu PIN.
3. Toca lo que toca ahora: Entrar, Pausa, Volver o Salir. El botón grande es lo normal en ese momento (si estás dentro, salir).

Desde un dispositivo del local no hace falta comprobar dónde está la persona: el dispositivo ya está vinculado a tu local.

Si alguien ya está dentro del panel con su PIN, también puede fichar desde Fichaje › Mi jornada.

#Desde su móvil, con su enlace personal

1. En Fichaje › Equipo, pulsa Enlace para el móvil junto a la persona y mándaselo (WhatsApp, SMS…). El enlace solo se enseña una vez.
2. La persona lo abre en su móvil (puede añadirlo a la pantalla de inicio) y pulsa el botón grande.

Si el enlace se pierde o la persona deja el local, pulsa Quitar enlace: deja de valer al momento. Un enlace nuevo invalida el anterior.

#Comprobar que está en el local (opcional)

En Fichaje › Ajustes eliges si al fichar desde el móvil se comprueba:

• La wifi del local: la red que usan las pantallas de tu personal (la aprende sola en un par de días).
• La ubicación aproximada: la que fijaste en Pedidos › Seguridad. Solo se guarda si estaba dentro o fuera, nunca dónde.
• Cualquiera de las dos.

Y si fuera del local se ficha igualmente y se marca («Fuera del local» en el registro) o no deja fichar.

#Hoy, semana y mes

• Hoy: quién está dentro, en pausa o fuera, desde qué hora y cuánto lleva hoy.
• Semana y Mes: horas trabajadas de cada persona, pausas, su jornada pactada y la diferencia (las extras, o lo que falta). La jornada de cada uno se pone en horas a la semana en Fichaje › Equipo.
• Toca a una persona para ver cada marca, con las correcciones y quién las hizo.

Una jornada cuenta en el día en que empezó, aunque la salida sea pasada la medianoche.

#Aviso «Se olvidó de fichar la salida»

Si alguien lleva más de 12 horas dentro (lo cambias en Ajustes) o tiene abierta una jornada de otro día, sale un aviso arriba en Hoy. Pulsa Corregir y apunta la hora real de salida con el motivo.

#Corregir un fichaje

Solo el encargado o el dueño pueden corregir, y siempre con un motivo (al menos 5 letras):

1. Abre la persona y toca la marca que está mal, o Añadir marca si falta una.
2. Pon la hora buena y el motivo («Se le olvidó fichar la salida», «El TPV estaba apagado»…).
3. Pulsa Guardar corrección.

La marca original no se borra: queda tachada como «Corregida» y la corrección sale con su motivo, quién la hizo y cuándo, en el panel, en el PDF y en el CSV. Para quitar una marca duplicada, usa Anular marca (también con motivo).

#Exportar para la Inspección o la gestoría

En Semana o Mes, pulsa PDF o CSV (de todo el equipo o de una persona):

• El PDF lleva cada jornada (día, entrada, salida, pausas y horas), los totales, la jornada pactada y las extras, las correcciones con su motivo y, para cada persona, su conformidad firmada en la app o las líneas para firmar a mano.
• El CSV (se abre con Excel) lleva una fila por marca, también las corregidas y anuladas.

Con el módulo apagado o sin pagar no se puede fichar, pero el registro se sigue viendo y exportando: la ley pide conservarlo 4 años. Si cierras la cuenta, te lo enviamos por email (PDF y CSV) y guardamos una copia esos 4 años.

#Lo que ve cada empleado

Cada persona puede ver y descargar su registro del mes (PDF o CSV) desde su enlace personal o desde Fichaje › Mi jornada, y pulsar Estoy conforme para firmarlo. Si después alguien corrige ese mes, el PDF avisa de que el registro ha cambiado tras la firma.

El camarero y la cocina solo ven su propia jornada; el encargado y el dueño ven la de todos.

#Errores típicos

• «Esa marca no toca ahora»: por ejemplo, salir sin haber entrado. La pantalla te enseña lo que sí toca.
• «PIN incorrecto»: tras 5 fallos seguidos, ese PIN espera 5 minutos.
• «Para fichar tienes que estar en el local»: tienes la comprobación con «No dejar fichar» y la persona no está en la wifi o la ubicación del local.
• «Este enlace ya no vale»: alguien pulsó Quitar enlace o se creó uno nuevo. Pide otro al encargado.
• «Escribe el motivo de la corrección»: el motivo es obligatorio.